Cena biletu lotniczego to dopiero początek. 8 rzeczy, których nie widać w podróży służbowej

Na pierwszy rzut oka cena biletu lotniczego wygląda konkretnie. Jest kwota, jest trasa i oczywiście jest godzina wylotu. Można ją porównać, zaakceptować oraz wrzucić do kalendarza. Problem w tym, że w podróży służbowej bilet jest często wierzchołkiem kosztów. Te naprawdę przyprawiające o ból głowy wydatki pojawiają się trochę później: w mailach, modyfikacjach rezerwacji, fakturach, transferach lotnisko-hotel oraz w rozliczeniach. To nie jest artykuł o tym, że zawsze trzeba kupować najtańszy lot w podróży służbowej. Czasem tańszy bilet oznacza gorszą godzinę, droższy hotel, dodatkową taksówkę i pracownika, który na spotkanie dociera bardziej zmęczony niż przygotowany. To jest artykuł o niewidzialnej stronie podróży służbowych. O tym, czego nie można zobaczyć w cenie biletu lotniczego, ale co firma i tak prędzej czy później zapłaci.

W skrócie: czego nie widać w cenie biletu lotniczego?

W cenie biletu lotniczego nie widać całkowitego kosztu podróży służbowej. Poza samym rejsem firma ponosi też koszty czasu pracy, dojazdów, noclegów, zmian rezerwacji, rozliczeń, faktur, diet, akceptacji, a także błędów organizacyjnych. Najczęściej ukryte koszty delegacji pojawiają się w 8 obszarach:

• rezerwacje robione na ostatnią chwilę, 
• niewłaściwie dobrane godziny lotów względem kierunku podróży, 
• hotel zlokalizowany daleko od miejsca spotkania, 
• brak jasnej firmowej polityki podróży, 
• jedna polityka podróży dla wszystkich kierunków, 
• ręczne rozliczenia i brak faktur zbiorczych, 
• brak automatyzacji, 
• brak selfbookingu dla pracowników. 

I właśnie dlatego podróż za 600 zł na bilecie potrafi kosztować firmę znacznie więcej.

„Firmy bardzo często analizują cenę biletu lotniczego, ale rzadziej liczą koszt całego procesu podróży. Tymczasem największe oszczędności nie wynikają z tańszego lotu, tylko z ograniczenia chaosu: mniej maili, mniej wyjątków, mniej ręcznego rozliczania i mniej czasu poświęconego na organizację wyjazdu.” – mówi Daniel Petryk, Business Development Manager w WorkTrips

Rezerwacja na ostatnią chwilę, czyli klasyk, który dalej boli

Bilet kupiony późno praktycznie zawsze ma gorszy punkt startowy. Jest droższy, zazwyczaj odbywa się w niedogodnych godzinach i tym samym wymusza kompromisy, których nikt nie planował. W podróży prywatnej można powiedzieć: trudno, polecę o 6:00 rano, mam urlop, więc nie ma to dla mnie tak dużego znaczenia. I ok, to jest w porządku. Jednak podróży służbowej ten wybór ma konsekwencje. Podróżujący pracownik wstaje w nocy, jedzie na lotnisko, ląduje przed spotkaniem biznesowym i jeszcze ma wyglądać, jakby od rana funkcjonował na pełnych obrotach. Ukryty koszt nie kończy się na bilecie. Dochodzi jeszcze:

• droższy dojazd na lotnisko, 
• nocleg przed lub po spotkaniu, 
• gorsza efektywność podczas rozmów biznesowych. 

W wielu firmach ten problem nie wynika ze złej woli. Po prostu nikt nie ustalił, kiedy najpóźniej trzeba zarezerwować podróż służbową. A potem wszyscy działają w trybie „na już”. Dobrą praktyką jest wskazanie minimalnego wyprzedzenia rezerwacji w firmowej polityce podróży. Przykładowo: 7 dni dla delegacji po Europie i 14 dni dla lotów międzykontynentalnych. Nie zawsze się uda (zdarza się, że wyjazd last minute jest naprawdę konieczny), ale sama zasada w dużym stopniu porządkuje decyzje.

Tanie loty o niedogodnej godzinie to droższe rozwiązanie

Cena biletu lotniczego potrafi odwrócić uwagę od prostego pytania: czy ten lot naprawdę pasuje do celu podróży służbowej? Lot o 22:40 może być tańszy. Tylko że pracownik ląduje późno, bierze taksówkę do hotelu, śpi za krótko i następnego dnia prowadzi ważne rozmowy z klientem. Formalnie firma zaoszczędziła na bilecie. Praktycznie przeniosła koszt gdzie indziej. W podróży służbowej liczy się nie tylko kwota na bilecie, ale cała logika wyjazdu:

• godzina spotkania, 
• czas dojazdu z lotniska, 
• ryzyko opóźnienia, 
• konieczność noclegu, 
• możliwość pracy w podróży, 
• zmęczenie po przylocie. 

Czasem lepszy jest lot droższy o 200 zł, który pozwala uniknąć dodatkowej nocy w hotelu albo nerwowego przejazdu przez miasto w godzinach szczytu. To właśnie tu podróże służbowe różnią się od wakacyjnych. W delegacji sam przelot nie jest celem. Celem jest spotkanie, prezentacja, audyt, szkolenie albo podpisanie umowy.

Hotel „trochę dalej” potrafi zepsuć całą kalkulację

Na pierwszy rzut oka hotel nieco dalej od centrum lub miejsca spotkania nie wygląda podejrzanie. Jest tańszy, dostępny i mieści się w limicie. Potem zaczyna się codzienność: taksówka rano, taksówka wieczorem, korki, spóźnienie, czekanie pod recepcją, szybki telefon do klienta z informacją „będę za 10 minut”. Ten moment zna wiele osób, które choć raz źle dobrały nocleg do planu spotkań. Ukryty koszt taniego hotelu to często:

• dodatkowy transport, 
• strata czasu operacyjnego, 
• większe ryzyko spóźnień, 
• mniejszy komfort podróżującego, 
• trudniejsze rozliczenie drobnych wydatków. 

Dlatego w podróży służbowej hotel powinien być oceniany nie tylko po cenie za dobę. Ważna jest lokalizacja, połączenie z lotniskiem, odległość od biura klienta i możliwość sprawnego dotarcia na spotkanie. Czasem hotel droższy o kilkadziesiąt złotych jest tańszy dla firmy, jeśli zmniejsza koszty transportu i oszczędza godzinę pracy.

Brak polityki podróży, czyli każdy robi po swojemu

Jeśli firma nie ma jasnych zasad podróży służbowych, pracownicy zaczynają podejmować decyzje samodzielnie. I zwykle robią to najlepiej, jak potrafią. Problem w tym, że każdy rozumie „rozsądny koszt” trochę inaczej. Dla jednej osoby hotel za 450 zł jest standardem. Dla innej to już przesada. Jedna osoba wybierze poranny lot, inna dopłaci do wygodniejszego połączenia. Ktoś zapyta o zgodę, ktoś inny uzna, że skoro podróż jest służbowa, to firma po prostu zwróci koszt. Brak polityki podróży służbowych generuje chaos, bo nie wiadomo:

• jakie są limity na hotel, 
• kiedy można lecieć klasą wyższą niż ekonomiczna, 
• kto zatwierdza wyjątki, 
• jakie wydatki można rozliczyć, 
• czy pracownik może połączyć wyjazd służbowy z prywatnym (bleisure), 
• co zrobić przy zmianie lotu lub odwołaniu rejsu. 

Dobra polityka podróży nie powinna być dokumentem, którego nikt nie czyta. Ma pomagać w szybkim podejmowaniu decyzji. Najlepiej wtedy, gdy zasady są widoczne już na etapie rezerwacji. Krótko mówiąc: polityka podróży nie jest po to, żeby utrudniać życie. Jest po to, żeby nikt nie musiał zgadywać.

Jedna polityka dla wszystkich miejsc też bywa błędem

Brak zasad to problem. Ale jedna sztywna polityka dla wszystkich kierunków też potrafi narobić zamieszania. Limit hotelowy, który działa w mniejszym mieście w Polsce, może być nierealny w Londynie, Paryżu, Monachium albo Nowym Jorku. W efekcie pracownik nie znajduje sensownego noclegu, prosi o wyjątek, czeka na zgodę i traci czas. Dział administracyjny też traci czas. A polityka, która miała upraszczać podróże służbowe, tak właściwe zaczyna je blokować. Lepszym rozwiązaniem są różne zasady dla różnych scenariuszy. Na przykład osobne limity dla:

• dużych miast w Polsce, 
• pozostałych lokalizacji krajowych, 
• drogich kierunków europejskich, 
• podróży międzykontynentalnych, 
• wybranych kierunków strategicznych, 
• różnych grup pracowników. 

To samo dotyczy transportu. Inne zasady mają sens przy krótkim locie po Europie, a inne przy kilkunastogodzinnej podróży do Azji lub USA. Dobrze zaprojektowana polityka podróży służbowych jest elastyczna. Nie polega na tym, że wszyscy mają identyczne limity. Polega na tym, że zasady pasują do realnych kosztów, tras i celu wyjazdu.

Faktury, paragony i rozliczenia, czyli koszt po powrocie

Bilet zakupiony, lot odbyty, spotkanie zakończone. Teoretycznie koniec podróży służbowej. W praktyce zaczyna się druga część delegacji: rozliczenie. I to często ona najbardziej męczy firmę. Pracownik szuka faktury za hotel, potem dosyła paragon za taksówkę, który został w kieszeni płaszcza. Dział finansowy próbuje połączyć wszystko w jedną historię, ale ta historia ma pięć załączników, trzy waluty i jedną nieczytelną datę. Brak faktur zbiorczych to jeden z tych błędów, których nie widać przy zakupie biletu. Widać go dopiero wtedy, gdy trzeba zamknąć miesiąc. Ukryte koszty rozliczeń to:

• czas pracownika, 
• czas działu finansowego, 
• opóźnienia w księgowaniu, 
• trudniejsza kontrola VAT, 
• większe ryzyko braków w dokumentach, 
• dłuższy zwrot kosztów dla pracownika. 

Faktura zbiorcza porządkuje ten proces. Zamiast wielu dokumentów z różnych źródeł firma ma jeden spójny widok kosztów. To mniej maili, mniej ręcznego sprawdzania i mniej pytań w stylu „czy ktoś widział fakturę za ten hotel?”.

Brak automatyzacji sprawia, że podróż służbowa żyje w mailach

W małej skali podróż służbową da się ogarnąć ręcznie. Jeden lot, jeden hotel, jedno spotkanie. Problem zaczyna się wtedy, gdy takich wyjazdów jest kilkanaście albo kilkadziesiąt miesięcznie. Wtedy delegacje zaczynają żyć w mailach, arkuszach i komunikatorach. Ktoś wysyła propozycję lotu. Ktoś akceptuje hotel. Ktoś sprawdza limit. Ktoś dopisuje numer faktury. Ktoś pyta, czy bagaż rejestrowany był potrzebny. Brak automatyzacji oznacza, że firma płaci za rzeczy, których nie widać na bilecie:

• ręczne porównywanie ofert, 
• przepisywanie danych, 
• pilnowanie akceptacji, 
• sprawdzanie zgodności z polityką, 
• wysyłanie przypomnień, 
• tworzenie raportów po fakcie. 

Automatyzacja podróży służbowych nie musi oznaczać skomplikowanego systemu, którego nikt nie chce używać. Dobrze wdrożona działa w tle. Pokazuje dostępne opcje, pilnuje limitów, kieruje wyjątki do akceptacji i zbiera dokumenty w jednym miejscu. Najlepszy efekt jest wtedy, gdy technologia nie przeszkadza. Po prostu zdejmuje z ludzi powtarzalne czynności.

Brak self-bookingu odbiera pracownikom czas i sprawczość

W wielu firmach pracownik nadal nie może samodzielnie zarezerwować podróży, nawet jeśli najlepiej zna plan spotkań. Musi napisać do administracji, podać godziny, poczekać na propozycję, odpisać, zmienić godzinę, poczekać ponownie. To działa, ale wolno. A przy częstych wyjazdach robi się z tego osobny proces, który pożera energię jeszcze przed wylotem. Self-booking, czyli samodzielna rezerwacja podróży przez pracownika w ramach ustalonych zasad, rozwiązuje ten problem. Pracownik wybiera lot, hotel lub transport, ale system pokazuje mu opcje zgodne z polityką firmy. Dobrze ustawiony self-booking daje firmie kontrolę, a pracownikowi wygodę. To ważne rozróżnienie. Nie chodzi o pełną dowolność. Chodzi o swobodę w bezpiecznych ramach.

Ile naprawdę kosztuje podróż służbowa?

Pełny koszt podróży służbowej to nie tylko cena biletu lotniczego. To suma transportu, noclegu, czasu pracy, dojazdów, diet, zmian rezerwacji, obsługi administracyjnej, rozliczeń i ryzyka błędów. Dlatego przy planowaniu delegacji warto patrzeć szerzej niż na sam lot. Nagle okazuje się, że najważniejsze pytanie nie brzmi: „ile kosztuje bilet?”. Lepsze pytanie brzmi: „ile kosztuje cała podróż i ile pracy wymaga jej obsługa?”. To drobna zmiana perspektywy, ale posiadająca bardzo praktyczny wydźwięk.

Jak ograniczyć niewidzialne koszty podróży służbowych?

Nie da się usunąć wszystkich kosztów. Podróże służbowe zawsze będą wymagały decyzji, dokumentów i elastyczności. Można jednak ograniczyć chaos. Najlepiej zacząć od kilku prostych kroków:

• ustalić jasną politykę podróży, 
• dopasować limity do różnych miast i krajów, 
• określić minimalne wyprzedzenie rezerwacji, 
• pozwolić pracownikom na self-booking w ramach zasad, 
• zbierać faktury i dokumenty w jednym miejscu, 
• korzystać z faktur zbiorczych, 
• zautomatyzować akceptacje, 
• analizować koszty po trasach, działach i typach podróży. 

W firmach, które podróżują regularnie, taki porządek szybko przestaje być „miłym dodatkiem”. Staje się normalnym sposobem działania.

Gdzie w tym wszystkim jest worktrips.com?

Platforma worktrips.com pomaga firmom uporządkować podróże służbowe w jednym miejscu: od rezerwacji lotów, hoteli i transportu, przez polityki podróży, po akceptacje, faktury i rozliczenia. Dla pracownika oznacza to prostszą organizację wyjazdu. Dla firmy większą kontrolę nad kosztami i mniej ręcznej pracy po stronie administracji oraz finansów. Najważniejsze jest jednak coś mniej spektakularnego, ale bardzo odczuwalnego. Mniej maili. Mniej wyjątków. Mniej dokumentów szukanych po powrocie. Mniej decyzji podejmowanych pod presją. A właśnie tam najczęściej chowają się koszty, których nie widać w cenie biletu lotniczego.

Cena biletu lotniczego pokazuje tylko fragment kosztu podróży służbowej. Reszta kryje się w organizacji: czasie pracy, dojazdach, hotelach, zmianach rezerwacji, fakturach, dietach, politykach i rozliczeniach. Dobrze zaplanowana podróż służbowa to nie ta z najtańszym biletem. To ta, która dowozi pracownika na miejsce bez zbędnego stresu, mieści się w zasadach firmy i nie zostawia po sobie bałaganu w rozliczeniach. Chcesz zobaczyć, jak może wyglądać podróż służbowa bez chaosu? Wypróbuj bez zobowiązań worktrips.com i zobacz, jak upraszcza organizację podróży służbowych i pomaga firmom lepiej kontrolować koszty delegacji.

Artykuł zewnętrzny